Masz wiadomość. Czyli czy wiesz jak sprawnie odpowiadać na e-maile
Adobe Stock

Masz wiadomość. Czyli czy wiesz jak sprawnie odpowiadać na e-maile

Jak często sprawdzasz pocztę? Kilka, kilkanaście, a może kilkadziesiąt razy dziennie? Ciągłe zaglądanie do skrzynki dekoncentruje i zmniejsza efektywność.
Aleksandra Nowakowska
31.03.2020

Skrzynka pocztowa uzależnia nas i hipnotyzuje. Nawyk częstego sprawdzania poczty i natychmiastowego odpowiadania na e-maile mamy we krwi i nie jest to dla nas dobre. Impulsywne zajmowanie się e-mailami zabiera nam czas, rozprasza uwagę i obniża wydajność.

Dla ludzkiego mózgu koncentrowanie się na jednej rzeczy jest trudne, energochłonne. Nie przychodzi w sposób naturalny, bo jesteśmy zaprogramowani, aby być czujni i szybko reagować na każdy bodziec, który może okazać potencjalnym niebezpieczeństwem. Dodatkowo w obecnych czasach w naszym życiu pojawia się coraz więcej elementów odciągających uwagę. Niewiele z nich stanowi zagrożenie, często jednak bywają uporczywe i kuszące. Tak jak elektroniczna poczta – zabójcza dla koncentracji uwagi. Amerykański psycholog behawioralny David Lykken zdefiniował energię mentalną jako „umiejętność wytrwania w długich okresach na produktywnym myśleniu o problemie, wyłączania się od rzeczy rozpraszających i trwania przy dążeniu do rozwiązania”. Większość naukowców uważa obecnie, że dzięki nauce zarządzania czasem, jesteśmy w stanie osiągnąć najwyższy poziom koncentracji uwagi w niemal każdej dziedzinie. Niestety, nie osiągniemy tego się na skróty, tylko zaangażowaniem w ćwiczenia doskonalące tę umiejętność.

Jak wystylizować białą koronkową sukienkę?

800 miliardów e-maili

Pierwszym krokiem na drodze do lepszego panowania nad uwagą jest zrozumienie, co się dzieje, gdy jej nie kontrolujemy. Przede wszystkim spada efektywność naszego działania. Im bardziej pozwalamy sobie na dekoncentrację, tym bardziej obniża się nasza zdolność do skupiania uwagi. Do jej rozproszenia dochodzi z dwóch powodów. Pierwszy – wewnętrzny – to bezustanny głos naszych myśli, a drugi – zewnętrzny – to wydarzenia z otoczenia. W większości miejsc pracy najpowszechniejszym i najbardziej uporczywym powodem przeszkadzania są e-maile. Już same liczby pokazują, w czym rzecz. Na świecie dziennie wysyła się około 800 mld e-maili. Przeciętny pracownik otrzymuje od 50 do 100 e-maili dziennie. Łatwo policzyć, że przy ośmiu godzinach dziennie wychodzi jeden e-mail na pięć minut. Każdego dnia musimy radzić sobie z napływającymi do naszej skrzynki komunikatami, informacjami promocyjnymi, wszelkiego rodzaju spamem. Nawet samo kasowanie niepotrzebnych wiadomości zajmuje sporo czasu. Jedna trzecia pracujących przyznaje, że czyta e-maile przez cały dzień. Według badań American Management Association amerykańscy pracownicy poświęcają na to godzinę i 47 minut dziennie.

Pusta poczta? Przerażające

Co takiego sprawia, że elektroniczna poczta działa na nas jak magnes? Żyjemy w przekonaniu, że efektywne wykonywanie pracy wymaga tego, żebyśmy byli na bieżąco z wszelkimi informacjami. Przyjęło się, żeby na e-maile odpowiadać szybko. Uważamy, że tego właśnie się od nas oczekuje, więc chcemy temu sprostać. Sprawdzając skrzynkę, ulegamy nieuświadomionemu odruchowi Pawłowa – reagujemy na dźwięk sygnalizujący, że coś lub ktoś wymaga naszej uwagi. To tak jakbyśmy mieli oprzeć się czekoladowemu ciastku lub nie zareagować na płacz dziecka. Gdy coś pojawia się w polu naszej uwagi, najłatwiej nie stawiać oporu, tylko zareagować.

Z natychmiastowego reagowania na zapełniającą się skrzynkę mamy wiele ukrytych korzyści. Odpisujemy i przez chwilę czujemy się bardziej wydajni i skuteczni, robimy to bez większego wysiłku i dyskomfortu. Czytamy nowe wiadomości i dzięki temu możemy oderwać się od trudniejszych zadań. Sprawdzamy, czy przyszedł jakiś e-mail i przez moment mamy nadzieję, że dotarła do nas naprawdę ciekawa i wartościowa informacja.

Okazuje się, że pusta skrzynka przeraża nas bardziej niż przepełniona. Chcemy być zalewani wiadomościami, bo to sprawia, że czujemy się potrzebni i utrzymujemy się w nurcie wydarzeń. Odpowiadając natychmiast na mnóstwo e-maili, mamy poczucie, że trzymamy rękę na pulsie. Boimy się wykluczenia, a skrzynka pełna wiadomości daje nam poczucie, że przynależymy do czegoś, co zapewnia nam bezpieczeństwo. Odruch udzielenia błyskawicznej odpowiedzi wynika z potrzeby podtrzymywani kontaktu. E-maile rozpraszają naszą uwagę, ponieważ nieświadomie pragniemy przyjemności i instynktownie unikamy cierpienia. Okazuje się, że przejmowanie kontroli nad uwagą ściśle wiąże się z umiejętnością odwlekania gratyfikacji. Nauka kontroli uwagi warunkuje nasze sukcesy i życiową satysfakcję.

Jak odpowiadać na wiadomości?

Tony Schwartz w książce „Taka praca nie ma sensu, czyli jak zarządzać swoją energią” radzi, aby w pracy wprowadzać trwałe świadome zmiany w zachowaniu. Na e-maile najlepiej odpowiadać w ustalonym czasie tak, aby ta czynność stała się automatyczna i przestała wymagać dyscypliny i silnej woli. W praktyce polega to na nauce odwracania uwagi od rzeczy, które mogą przeszkadzać. Specjaliści od efektywnego zarządzania czasem uczą, żeby e-maile odbierać w określonych blokach czasowych. Na przykład przez pół godziny po przyjściu do pracy, potem około godziny 13-14, kiedy naturalnie spada poziom koncentracji uwagi i mózg chce odpocząć od zadań kreatywnych, i ostatni raz pół godziny przed końcem pracy. Miejmy świadomość, że jeśli nie możemy oprzeć się ciągłemu zaglądaniu do skrzynki, zachowujemy się jak czterolatek, który nie może oderwać wzroku od cukierka. Dziecko nie umie jeszcze czekać na gratyfikację, od dojrzałego dorosłego już się tego wymaga. Z doświadczeń zawodowych Tony'ego Schwartza – założyciela i prezesa firmy Energy project, która pomaga instytucjom i osobom indywidualnym w wykorzystywaniu odkryć naukowych do poprawy zaangażowania, koncentracji, wydajności i wyników – osoby, które zdecydowały się na odpowiadanie na e-maile w określonych przedziałach czasowych, szybko przekonały się, że obawy przeoczenia jakiejś informacji są bezzasadne. Co ważniejsze – ich koncentracja uwagi, która zaowocowała lepszymi wynikami pracy, znacznie wzrosła. Poczta elektroniczna wprowadza sztuczne poczucie konieczności ciągłego pośpiechu. Niepotrzebnie.

 

 

Kochasz czytać?
Czekamy na Ciebie!

Dołącz do grupy na FB
 

Uroda Życia - czytaj dla przyjemności

Czekamy na Ciebie na FB
 

Ludzie, psychologia,
pasja - inspirujemy!

Obserwuj nas na IG
otwarcie klapki, Birkenstock
materiały prasowe

Pracujesz z domu? Oto najlepsze buty dla Ciebie!

Kultowe Birkenstocki. Rozkosznie puchate kapcie. Eleganckie minimalistyczne klapki. Wszystkie są idealne podczas #homeoffice. Zasada jest jedna mają być wygodne i płaskie.
Zuzanna Szustakiewicz
20.03.2020

Od kilkunastu dni Ci, którzy mogą, pracują z domu. Ten przymusowy home office ma swoje wady, ale ma też kilka zalet. Jedną z nich jest to, że nie obowiązuje nas żaden dress code – przynajmniej od pasa w dół. To świetna okazja by z wysokich obcasów przerzucić się na coś płaskiego. A także by zabudowane modele zamienić na klapki i dać stopom odpocząć. Gdy sytuacja zostanie opanowana i wszystko wróci do normy,  buty te będą w sam raz do wiosennych, a także wakacyjnych stylizacji. W naszej galerii znalazły się popularne marki, ale przede wszystkim polskie bo, zwłaszcza teraz, warto wpierać lokalnych twórców.

Czytaj dalej