Praca zdalna to marzenie? Nie dla każdego. Sprawdzamy, jak to wygląda w praktyce
Adobe Stock

Praca zdalna to marzenie? Nie dla każdego. Sprawdzamy, jak to wygląda w praktyce

Nie musimy stać w korkach ani przestrzegać biurowego dress codu, ale pojawiają się nowe wyzwania. O pracy z domu rozmawiamy z trenerką biznesu i coachem Małgorzatą Kniaź.
Aleksandra Nowakowska
01.04.2020

Izolacja społeczna nagle przemieniła nasze domy w miejsca pracy. Okazuje się, że nie wszyscy o tym marzyliśmy, bo niektóre firmy uruchamiają linie wsparcia emocjonalnego dla swoich pracowników. Najnowsze badania Instytutu Gallupa przeprowadzone w marcu tego roku mówią, że w pracy potrzebujemy teraz: zaufania, empatii, poczucia stabilizacji oraz nadziei. Jakiej konkretnie pomocy oczekujemy od swoich szefów, a jak sami możemy zaadaptować się do nowej sytuacji? I co będzie potem? Czy praca zdalna stanie się naszą codziennością? Może wielkie biurowce zaczną świecić pustkami?

Aleksandra Nowakowska: Pandemia koronawirusa wielu z nas postawiła przed koniecznością pracy zdalnej. Czy jako trenerka biznesu, prowadząca szkolenia dla firm, wiesz już, jak sobie z tym poradziliśmy?

Dla tych branż, które miały już wprowadzony – chociażby częściowy – system pracy zdalnej, funkcjonowanie podczas pandemii jest mniejszym zaskoczeniem. Jednak dla części firm, dla których praca na odległość okazała się nagłym przymusem, przestawianie ludzi na nią było dużym wyzwaniem, głównie organizacyjnym. Niektóre firmy zwracają się teraz do nas z prośbą o mentoring on-line dla menadżerów, którzy potrzebują wsparcia, bo nie wiedzą, jak mają w tych nowych warunkach zarządzać ludźmi, jakie praktyki pracy zdalnej wprowadzać, jak się ze swoimi pracownikami komunikować. Po sesjach z nimi widzę, że jedni tę konieczność przyjęli pozytywnie, radzą sobie i jest to zgodne z ich potrzebami, ale są też i tacy – bardziej ekstrawertyczni, czerpiący energię do działania z kontaktów międzyludzkich – którzy mówią, że pracując z domu, zaraz oszaleją. Druga sprawa – zwracają się do nas firmy, które chcą uruchamiać linie wsparcia emocjonalnego dla swoich pracowników. Ludzie w czasie pandemii potrzebują pomocy specjalistów – terapeutów i coachów – także w sferze zawodowej.

Jakiego wsparcia szukamy?

Żeby pracować z domu, potrzebujemy nie tylko sprzętu, aplikacji, zabezpieczenia połączeń internetowych czy materiałów, ale także jasnej komunikacji – jak obecnie wygląda sytuacja firmy i jakie są plany na przyszłość. Chcemy mieć świadomość, że są nad nami ludzie, którzy wiedzą, co robić. I przede wszystkim chcemy, żeby nas o tym informowali. Bo po prostu się boimy – o swoje stanowiska, o to, czy klienci nie odejdą, czy towary zostaną dostarczone, o płynność zleceń. Instytut Gallupa w marcu tego roku, już w obliczu pandemii, przeprowadził badania na temat potrzeb pracowników. Okazało się, że w dobie koronawirusa ludzie oczekują od swoich szefów, żeby obdarzyli ich zaufaniem, żeby byli empatyczni, żeby dawali im poczucie stabilizacji i nadziei. Z tych badań jasno wynika, że w czasie kiedy wszyscy mamy podwyższony poziom lęku, chcemy, żeby pracodawcy się o nas zatroszczyli, żeby w tej kryzysowej sytuacji pomyśleli o naszym samopoczuciu. 

Czy to w ogóle jest możliwe? 

Potrzebna jest zmiana w modelu zarządzania – mniej kontroli a więcej zaufania. Teraz liczyć się będą: indywidualizacja, czyli dopasowywanie do pracownika optymalnego dla niego stylu pracy, elastyczne podejście, szczere rozmowy. Zwłaszcza obecnie istotne jest, żeby być w kontakcie – i z szefami, i ze współpracownikami. Nie zamykajmy się na siebie. Trzeba rozmawiać i spotykać się na regularnych wideokonferencjach z całym zespołem. Chodzi o to, żeby ludzie siebie usłyszeli, żeby się dowiedzieli, jakie kto ma wyzwania i czy potrzebuje pomocy. W ten sposób staniemy się bardziej wyrozumiali i solidarni. Kiedy jest nam źle, nie bójmy się zadzwonić do koleżanki lub kolegi, żeby o tym porozmawiać. W czasie izolacji społecznej nie straćmy poczucia, że jesteśmy członkami grupy. Kontaktujmy się, żeby nie czuć się osamotnieni w środowisku pracy.

Ale właśnie komunikacja jest teraz utrudniona.

Tak, nasze największe wyzwania zawodowe w tej chwili związane są z tym że nie mamy ze sobą bezpośredniego kontaktu. Nie możemy podejść do biurka i zapytać się, gdy czegoś nie wiemy. Nie możemy szybko zwołać zebrania i spotkać się w salce konferencyjnej, żeby rozwiązać bieżący problem. Za to możemy mieć nadmiar e-maili i telefonów. Żeby sobie poradzić z tym chaosem komunikacyjnym, trzeba wprowadzić w zespole jasne zasady, jak często i w jaki sposób się kontaktujemy. Jeśli chodzi o e-maile, to dobrze jest je precyzyjnie etykietować – nie tylko dokładnie opisywać temat, ale też zaznaczać, kiedy oczekujemy odpowiedzi, na przykład do dwóch czy 24 godzin. Im dokładniej to zostanie ustalone, tym mniejszy chaos będzie później. Spotkania w warunkach pracy zdalnej powinny być częstsze a krótsze. Trudno jest wytrzymać przez godzinę na wideokonferencji, efektywniejsze będą dwa spotkania po 20 minut. Pracę ułatwi nam agenda, określony czas konferencji oraz podsumowanie. Podczas tych spotkań on-line dobrze jest, żeby wszyscy się widzieli i słyszeli, nie wyłączajmy kamerek, nie ściszajmy mikrofonów.

Nie zawsze mamy w domu warunki, żeby sprawnie i komfortowo pracować. Często przebywamy tam z dziećmi, których nie możemy zaprowadzić do przedszkola albo z tymi, którym trzeba pomóc w nauce zdalnej. A także z partnerami, którzy też pracują.

Tak, część z nas została wrzucona w nową rzeczywistość pracy zdalnej nie z wyboru, tylko z konieczności. W tej sytuacji zmienia się rola menadżerów, kierowników, szefów, którzy – moim zdaniem – powinni w bezpośredniej rozmowie z każdym pracownikiem dowiedzieć się, jakie są jego warunki lokalowe i rodzinne oraz jak i kiedy może pracować. Warto od nowa omówić priorytety, zastanowić się, w jaki sposób ułożyć harmonogram, którym projektom czy zadaniom nadać ważność, a które odłożyć w czasie. Nie oszukujmy się, że teraz wszyscy będą mieli taką samą efektywność pracy, jaką mieli do tej pory.

W tej sytuacji potrzebna jest otwartość i odwaga w komunikowaniu swoich potrzeb. Ze strachu przed utratą pracy możemy ukrywać swoje trudności.

Ludzie będą zarywać noce, żeby dobrze wykonać swoją pracę. Te rozwiązania są jednak na krótką metę, szybko pojawią się skutki zmęczenia i stresu, a także zwolnienia lekarskie.

Jak możemy sobie pomóc, żeby praca zdalna była skuteczna i przyjemna?

W jakim stopniu warunki lokalowe pozwalają, przydałoby się wyodrębnić chociaż małe biuro. Chodzi o wydzielone miejsce do pracy, z którego można oddalić się do innych zająć, a potem wrócić do zawodowych obowiązków. Wtedy inni domownicy też będą wiedzieć, że pracujemy. Ważne jest, żeby codziennie rano zachować jak najwięcej z dawnych rytuałów – wstać, zrobić krótką gimnastykę (przecież nie tak dawno wychodziliśmy z domu, dzięki czemu chociaż trochę się ruszaliśmy), umyć się, zjeść śniadanie, przebrać się (nie zostawać w piżamie lub szlafroku) i zabrać się do pracy. Rutynowe działania są dobre dla naszej koncentracji uwagi. Efektywne jest pracowanie w blokach czasowych, których nie przerywamy wstawianiem prania czy myciem naczyń. Zróbmy sobie coś dobrego do picia, usiądźmy i pracujmy przez półtorej, dwie godziny. Inaczej popadniemy w chaos.

Jak się dyscyplinować i motywować w tych niecodziennych okolicznościach?

Wiele osób wcale nie jest szczęśliwa z tego, że pracuje zdalnie. Jeżeli brakuje nam wewnętrznej struktury, o samodyscyplinę w domu może być trudniej. Wprawdzie badania przeprowadzone na Stanford University Study mówią o tym, że pracownicy pracujący z domu są bardziej wydajni niż w miejscu pracy. Statystyki wskazują, że przy pracy zdalnej zyskujemy aż jeden dzień tygodniowo, jeśli chodzi o efektywność. Badania jednak dotyczą świadomej decyzji o pracy zdalnej – kiedy mamy na nią warunki i wiemy, że tak pracuje nam się lepiej. Nie znam badań mówiących o profilu osobowości pracowników, którzy wybierają pracę zdalną, ale śmiem domniemywać, że w tej grupie przeważają introwertycy, indywidualiści, osoby, które myślą analitycznie. Podczas pandemii mamy do czynienia z koniecznością, a nie świadomym wyborem formy pracy. Jeśli praca w domu nie jest dla nas sprzyjająca, trudno oczekiwać od siebie, że będziemy mieć taki sam poziom motywacji jak w miejscu pracy. Dlatego tak bardzo potrzebna jest nam teraz wzajemna empatia.

Czy praca zdalna zostanie z nami po pandemii? Nie tylko z branży medialnej czy informatycznej słyszę głosy, że tak.

Na pewno pandemia zmieni rynek pracy. Wcześniej wydawało się niemożliwe, żeby na przykład banki czy instytucje finansowe pracowały zdalnie. A okazuje się, że tak można i że to działa. Jak się sprawdzi na dłuższą metę, jeszcze zobaczymy. Wiem, że młodzi ludzie często chcą pracować zdalnie i stawiają ten warunek, przyjmując się do pracy. W Stanach ponad 50 proc. pracowników deklaruje, że jest w stanie zmienić pracodawcę, jeżeli w innej firmie będzie miało możliwość pracy zdalnej. Pytanie tylko – w jakim wymiarze. Do tej pory częstą praktyką w różnych firmach była praca zdalna przez jeden, dwa dni w tygodniu. Myślę, że po pandemii część ludzi nie będzie chciała wrócić do pracy stacjonarnej i ten zwyczaj nam się odwróci – będziemy pracować jeden, dwa dni w firmie, a w pozostałe zdalnie. Ludzie będą jeździć do firmy, żeby się socjalizować, pogadać, zrobić sobie burzę mózgów, a potem będą się rozjeżdżać i pracować z domów. Nie stanie się to od razu, ale docelowo. Coraz więcej firm będzie przechodziło na tryb on-line. Tak może stać się ze sklepami, bo podczas pandemii ludzie zauważyli, że wcale nie muszą wychodzić z domu, żeby kupić ubrania, kosmetyki czy książki. To może przynieść daleko idące skutki – wielkie galerie i wielopiętrowe biurowce mogą zacząć świecić pustkami. Być może wiele osób, których pędzące życie koronawirus nagle zatrzymał, trochę przewartościowuje swoje priorytety i zastanowi się – czy ja rzeczywiście muszę codziennie jechać w korkach do pracy, czy ja chcę chodzić po sklepach i szukać kolejnej modnej bluzki? Zmiany mogą być daleko idące, ale dzisiaj nikt  z nas jeszcze nie wie, w jaką stronę i na jaką skalę to się wydarzy. 

Wiemy tyle, że coś zyskamy, a coś stracimy.

Ucierpią relacje ludzkie. Ten proces postępuje. Nasi dziadkowie byli zdruzgotani, że młodzi ludzie zaczynają oglądać telewizję, zamiast spotykać się, grać w karty i tańczyć. Zaczęliśmy zamykać się w małych grupach przed telewizorem, potem indywidualnie przed komputerem a teraz siedzimy w kawiarni każdy z telefonem w ręku. Co się stanie, gdy jeszcze dojdzie nam praca zdalna? Czy będziemy komputerami, które procesują, przetwarzają informacje, wykonują zadania, są w tym efektywne i nic więcej? To jest trochę niepokojące.

A może bardziej docenimy kontakty z ludźmi? Dzisiaj naprawdę wiele dałabym za kawę z przyjaciółką w kawiarni.

Może sobie uświadomimy, co jest dla nas ważne. Tylko z perspektywy, którego pokolenia to mówimy? Pokolenia X lub Y? Dla tych ludzi relacje osobiste są bardzo istotne. Czy tak samo myśli i czuje najmłodsze pokolenie Z, urodzone po 1995 roku, które wchodzi teraz na rynek pracy? Tego nie jestem pewna. Trzeba ich o to zapytać.

Jak dobrze się znają: Małgorzata Foremniak i jej córka, Ola Jędruszczak?

6 wyzwań pracy zdalnej w dobie koronawirusa:

  • poczucie społecznej izolacji i osamotnienia,
  • spadek motywacji i poczucia przynależności,
  • trudności w utrzymaniu równowagi między pracą a odpoczynkiem,
  • utrudniona komunikacja i przepływ informacji,
  • utrudnienia związane z ograniczeniami mieszkaniowymi i sytuacją rodzinną,
  • trudności w zarządzaniu zespołem przy braku osobistego kontaktu.
     

Małgorzata Kniaź: ekspertka w dziedzinie przywództwa i zarządzania, certyfikowany trener biznesu i coach. Przez kilkanaście lat czynnie związana z biznesem. Zarządzała zespołami w Polsce, Austrii i Niemczech. Przeszkoliła ponad 2 tys. menedżerów w kraju i za granicą. Zobacz więcej na: www.malgorzatakniaz.com

 

 

 

Kochasz czytać?
Czekamy na Ciebie!

Dołącz do grupy na FB
 

Uroda Życia - czytaj dla przyjemności

Czekamy na Ciebie na FB
 

Ludzie, psychologia,
pasja - inspirujemy!

Obserwuj nas na IG
kobieta przy laptopie
Adobe Stock

Masz wiadomość. Czyli czy wiesz jak sprawnie odpowiadać na e-maile

Jak często sprawdzasz pocztę? Kilka, kilkanaście, a może kilkadziesiąt razy dziennie? Ciągłe zaglądanie do skrzynki dekoncentruje i zmniejsza efektywność.
Aleksandra Nowakowska
31.03.2020

Skrzynka pocztowa uzależnia nas i hipnotyzuje. Nawyk częstego sprawdzania poczty i natychmiastowego odpowiadania na e-maile mamy we krwi i nie jest to dla nas dobre. Impulsywne zajmowanie się e-mailami zabiera nam czas, rozprasza uwagę i obniża wydajność. Dla ludzkiego mózgu koncentrowanie się na jednej rzeczy jest trudne, energochłonne. Nie przychodzi w sposób naturalny, bo jesteśmy zaprogramowani, aby być czujni i szybko reagować na każdy bodziec, który może okazać potencjalnym niebezpieczeństwem. Dodatkowo w obecnych czasach w naszym życiu pojawia się coraz więcej elementów odciągających uwagę. Niewiele z nich stanowi zagrożenie, często jednak bywają uporczywe i kuszące. Tak jak elektroniczna poczta – zabójcza dla koncentracji uwagi. Amerykański psycholog behawioralny David Lykken zdefiniował energię mentalną jako „umiejętność wytrwania w długich okresach na produktywnym myśleniu o problemie, wyłączania się od rzeczy rozpraszających i trwania przy dążeniu do rozwiązania”. Większość naukowców uważa obecnie, że dzięki nauce zarządzania czasem, jesteśmy w stanie osiągnąć najwyższy poziom koncentracji uwagi w niemal każdej dziedzinie. Niestety, nie osiągniemy tego się na skróty, tylko zaangażowaniem w ćwiczenia doskonalące tę umiejętność. 800 miliardów e-maili Pierwszym krokiem na drodze do lepszego panowania nad uwagą jest zrozumienie, co się dzieje, gdy jej nie kontrolujemy. Przede wszystkim spada efektywność naszego działania. Im bardziej pozwalamy sobie na dekoncentrację, tym bardziej obniża się nasza zdolność do skupiania uwagi. Do jej rozproszenia dochodzi z dwóch powodów. Pierwszy – wewnętrzny – to bezustanny głos naszych myśli, a drugi – zewnętrzny – to wydarzenia z otoczenia. W większości miejsc pracy najpowszechniejszym i najbardziej uporczywym...

Czytaj dalej
kobieta w maseczce i rękawiczkach
Adobe Stock

Strach o zdrowie, niepewność, izolacja. Pandemia to test dla psychiki

Poniekąd wszyscy mamy obsesję na punkcie koronawirusa. Martwimy się o siebie i najbliższych, ale COVID-19 ma wpływ nie tylko na zdrowie. Co zrobić, żeby nie zrujnował naszej odporności psychicznej?
Aleksandra Nowakowska
30.03.2020

W czasie pandemii trudno jest zapomnieć o koronawirusie. Każdego dnia zastanawiamy się, co możemy zrobić, żebyśmy my i nasi bliscy byli bezpieczni i zdrowi. Szukamy informacji o możliwości opracowania szczepionki. Czytamy przewidywania, jakie będą skutki gospodarcze pandemii. Dowiadujemy się o dramatycznych wydarzeniach w innych krajach. Codziennie przyjmujemy do wiadomości, ile osób zostało zarażonych i ile umarło. Dlaczego koronawirus opanował nasze umysły i co z tym możemy zrobić? 5 wyzwań związanych z pandemią COVID-19 Nagłość: być może jeszcze miesiąc temu słyszeliśmy o wirusie, ale w tym czasie wydawało się to bardzo odległe. I nagle, niemal z dnia na dzień, zagrożenie jest tutaj i bezpośrednio na nas wpływa. Nagle nasze życie diametralnie się zmieniło przez koronawirusa, który nie pytał nas o zgodę i niczego nie negocjował. Bezsilność: swoją wewnętrzną moc budujemy między innymi na podstawie tego, że sobie radzimy, jesteśmy skuteczni. Tymczasem pandemia stawia nas przed faktem, że rozprzestrzenianie wirusa na świecie jest poza naszą kontrolą. Niewiele z tym możemy zrobić i jest to trudne, bo pogłębia nasze poczucie słabości. Ogrom negatywnych wiadomości: każdego dochodzą do nas złe wiadomości – o kolejnych zakażonych i zmarłych, o tym, że musimy ograniczyć nasze aktywności, że pandemia może trwać długo, że czeka nas globalny kryzys ekonomiczny o niewiadomych skutkach. Te wszystkie informacje mogą być przytłaczające. Izolacja społeczna: podważa nasze poczucie przynależności społecznej i pozbawia sprawczości. Bezpośrednie kontakty z ludźmi są jednym z bodźców do życia, a teraz jesteśmy ich pozbawieni, a to osłabia. Możemy czuć się uwięzieni w domach i samotni.  Lęk o byt: wielu z nas martwi się o swoje pieniądze. Nie tylko chodzi tu o zagrożenie zwolnieniem czy stratę zleceń, ale też...

Czytaj dalej